Power Apps : l'outil de création d'applications no-code de Microsoft
Qu'est-ce que Power Apps et à quoi ça sert ?
Power Apps est la plateforme Microsoft pour créer des applications métier professionnelles sans coder. Avec une interface visuelle de glisser-déposer, vous construisez des applications mobiles ou web adaptées à vos besoins spécifiques.
Les chiffres parlent d'eux-mêmes : selon une étude Gartner, 75 % des nouvelles applications d'entreprise seront construites en low-code d'ici 2026, contre moins de 25 % en 2020.
Le principe est simple : vous assemblez des composants visuels (formulaires, boutons, galeries) et les connectez à vos données. Aucune ligne de code est nécessaire, même si vous pouvez en ajouter pour des besoins avancés. Cela permet de faire du développement citizen, du développement par les utilisateurs métiers directement.
Concrètement, Power Apps vous permet de créer :
- Des formulaires de saisie intelligents (pour des demandes de congés, de notes de frais, des réclamations par exemple)
- Des applications de gestion métier (pour le suivi de projets, des inventaires ou encore des référentiels fournisseurs)
- Des applications mobiles pour équipes terrain (pour gérer les inspections, relevés, signatures)
- Des tableaux de bord interactifs connectés à vos données en temps réel
L'intégration native avec l'écosystème Microsoft est un atout majeur. Power Apps se connecte naturellement à SharePoint, Excel Online, Outlook, Teams mais aussi à plus de 1000 sources de données via des connecteurs (Salesforce, SQL Server, X...). Vous agrégez ainsi des informations dispersées dans plusieurs systèmes pour créer de vraies applications professionnelles, sécurisées et évolutives.
Canvas Apps vs Model-driven Apps : quelle différence et quand utiliser chacun ?
Power Apps propose deux approches distinctes pour créer vos applications, chacune adaptée à des besoins différents.
Les Canvas Apps offrent une liberté créative totale. Vous construisez votre interface "pixel par pixel", exactement comme vous composeriez une présentation dans PowerPoint. Vous choisissez l'emplacement de chaque bouton, la couleur de chaque champ, l'organisation de chaque écran.
Cette approche est idéale pour les formulaires personnalisés avec une expérience utilisateur spécifique, les applications mobiles terrain nécessitant photos, géolocalisation ou mode hors ligne, les tableaux de bord visuels avec graphiques ou encore les applications simples de saisie et consultation.
Les Model-driven Apps partent d'une logique inverse. Vous définissez d'abord votre modèle de données (tables, relations, règles métier) dans Dataverse de Microsoft, la base de données native de Power Platform. L'interface se génère automatiquement à partir de ce modèle, garantissant cohérence et robustesse.
Cette approche convient parfaitement pour la gestion de données complexes avec de nombreuses relations (pour une CRM léger ou de la gestion de projets par exemple), les workflows sophistiqués de validation et approbation ou encore les systèmes évolutifs gérant un gros volume de données.
Comment choisir ? Si vous avez besoin d'une application simple avec une interface personnalisée, optez pour Canvas. Si vous gérez des données structurées et relationnelles avec règles métier complexes, les Model-driven Apps seront plus efficaces. Vous pouvez également combiner les deux approches.
Les composants clés de Power Apps : Dataverse, connecteurs, Power Fx
Pour créer des applications professionnelles avec Power Apps, vous vous appuyez sur trois briques technologiques essentielles.
Dataverse est la base de données native de Power Platform. Elle centralise et stocke vos données de manière structurée, gère les relations entre tables et contrôle finement les droits d'accès. Vous pouvez aussi connecter rapidement Power Apps à d'autres sources comme une base de données SQL Server pour des données d'entreprise existantes.
Les connecteurs sont le système nerveux de Power Apps. Avec plus de 1000 connecteurs disponibles, vous reliez votre application à pratiquement n'importe quel système : Microsoft 365 (SharePoint, Outlook, Teams), bases de données (SQL, Oracle), CRM (Dynamics 365 Sales, Salesforce), des outils métiers (SAP, Workday). Cette capacité d'intégration transforme Power Apps en véritable hub qui centralise et orchestre vos processus métier dispersés.
Power Fx est le langage de formules de Power Apps, directement inspiré d'Excel. Si vous savez écrire =SI(A1>100;"Élevé";"Faible") dans Excel, vous savez déjà utiliser Power Fx.
Ce langage vous permet d'ajouter de la logique à vos applications : des conditions, calculs, filtres de données, règles de validation. Et si vous bloquez sur une formule complexe, Copilot peut la générer pour vous en langage naturel.
Rassurez-vous : vous n'avez pas besoin de maîtriser tous ces concepts dès le départ. Commencez avec une application simple connectée à SharePoint, puis progressez vers des scénarios plus sophistiqués.
Exemples concrets d’applications Power Apps
Applications RH : Gestion des congés, onboarding et entretiens annuels
L’équipe RH peut développer des applications pour faciliter certains process et gagner en efficacité. Ainsi, il est possible avec Power Apps de faire des applications pour :
- La gestion des congés : Demande depuis son mobile, validation manager en un clic, calendrier d'équipe temps réel, solde actualisé. Toutes les demandes sont centralisées en un endroit avec des mises à jour automatiques.
- L’onboarding : avec une checklist automatique (compte à créer, matériel et formations à prévoir), des notifications pour les responsables. Vous n’avez plus aucun oubli dans le processus d’intégration.
- Les entretiens annuels : Formulaire d'auto-évaluation, commentaires manager, objectifs, export PDF dans SharePoint. Le processus est automatisé.
Finance : Notes de frais, validation budgets et suivi fournisseurs
Power apps est également intéressant pour les équipes financières. Parmi les cas qui ont le plus d’impact, on retrouve des applications capables de gérer :
- Les notes de frais : avec la possibilité de prendre en photo la facture depuis son mobile, la catégorisation automatique, un workflow validation selon montants et un export comptable.
- La validation de budget : avec différents circuits adaptés aux seuils, un suivi du budget consommé temps réel, des alertes à l’atteinte de certaines limites.
- Le suivi des fournisseurs : avec un référentiel centralisé (coordonnées, évaluations, contrats, renouvellements) et des alertes automatiques selon différents événements.
Opérations / Terrain : Inspections, relevés et gestion inventaire
Pour les équipes sur le terrain, le développement d’application peut leur faciliter leur quotidien et ainsi augmenter leur efficacité. Il est ainsi possible avec Power Apps de créer des applications permettant de gérer :
- Les inspections : App mobile pour les contrôles qualité avec des photos géolocalisées, la gestion des signatures clients, un mode hors ligne et des rapports automatiques.
- Les relevés et inventaires : Scan codes-barres, entrées-sorties, alertes seuils stock. Une application peut permettre d’avoir une visibilité instantanée et moins de ruptures.
- La gestion des équipements : Suivi des compteurs, saisie des mesures, courbes des tendances. La maintenance prédictive est plus accessible avec une application dédiée.
Support IT : Portail demandes et gestion assets
L’équipe IT elle-même peut bénéficier d’application métier avec Power Apps en créant par exemple un portail de demandes où il devient possible de demander des accès, du matériel, des logiciels au moyen d’un formulaire unique facilitant ainsi la catégorisation des demandes et leur suivi.
De même, la gestion des actifs peut être facilitée avec une application gérant l’inventaire du parc informatique (PC, licences), les affectations et émet des alertes lors des renouvellements.
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Comment créer votre première application Power Apps ? (Guide pas-à-pas)
Étape 1 : Définir le besoin et préparer les données
Avant d'ouvrir Power Apps, cadrez votre projet :
- Quel problème résolvez-vous ?
- Qui utilisera l'app ?
- Quelles sont les fonctionnalités essentielles ?
En définissant votre besoin, vous pourriez constater qu’une app n’est pas forcément la bonne option, une automatisation via Power Automate, la création d’un tableau de bord sur Power BI ou la création d’un site web avec Power Pages pourraient être plus pertinent.
Si l’app est bien la bonne solution, identifiez vos données : quelles informations gérer ? Où sont-elles (Excel, SharePoint, base de données) ? Structurez-les proprement dans la base de données : une ligne par enregistrement, une colonne par attribut, des en-têtes clairs, pas de cellules fusionnées.
Choisissez le stockage : SharePoint pour démarrer simplement, les données sont accessibles et sécurisées, Dataverse pour des besoins avancés (lorsqu’il y a besoin de données relationnelles et de règles métier).
Commencez petit en créant une app simple, testez et améliorez. Les projets trop ambitieux finissent souvent abandonnés.
Étape 2 : Créer l'app depuis Power Apps Studio
Sur make.powerapps.com, cliquez sur "Créer" puis choisissez le type d’approche. Pour démarrer votre première application, choisissez "Canvas app". Vous allez ensuite connecter votre source de données (SharePoint, Excel Online...).
Power Apps génère automatiquement 3 écrans fonctionnels :
- Un écran de navigation avec la liste des éléments,
- Un écran de détail pour la consultation d’un élément,
- Un écran d’édition pour la création ou la modification d’un élément.
Votre app est déjà opérationnelle et prête à être testée (grâce à la fonctionnalité "Preview"). Cette génération automatique vous fait gagner 80% de temps, vous n’avez plus que la personnalisation à faire.
Copilot permet d’aller encore plus vite en décrivant votre app en français (par exemple "Gère les congés avec validation manager et calendrier").
Étape 3 : Personnaliser l'interface et ajouter de la logique
La personnalisation se fait par un système de glisser-déposer. Vous pouvez ajouter des contrôles (boutons, champs), des images, changez couleurs et polices, réorganisez les éléments.
Vous pouvez également configurer vos formulaires : champs à afficher, champs obligatoires, masquage contextuel.
Vous pouvez ajouter de la logique avec des règles Power Fx :
- Des conditions par exemple prévoir que si le statut est approuvé, l’élément sera affiché en vert,
- Des calculs automatiques (par exemple un calcul en jours ouvrés),
- Des règles de validation.
Copilot génère les formules complexes à votre place.
Lorsque vous personnalisez votre app, il est conseillé de tester régulièrement (grâce au mode Preview) pour identifier les problèmes et les corriger plus facilement.
Étape 4 : Tester, partager et déployer
Avant de déployer l’application, testez-la en conditions réelles en utilisant le mode Preview sur ordinateur et mobile. Au-delà du rendu, vérifiez l’exécution des scénarios principaux et les cas limites (en cas de données manquantes, en mode hors ligne).
Lorsque vous êtes satisfait, partagez l’app : définissez qui peut l’utiliser (collègues, équipe, organisation). Publiez une version stable et déployez l’app. Les utilisateurs pourront y accéder via le portail Power Apps ou Teams.
Formez vos utilisateurs avec un guide simple (des captures annotées ou une vidéo de 3 minutes par exemple) ou une démo de 15 minutes. L'adoption dépend de cet accompagnement.
Itérez en continu : en fonction des retours collectés vous pourrez ajouter les fonctionnalités demandées et republier une nouvelle version de l’application. Les meilleures apps évoluent progressivement plutôt que d'essayer d'être parfaites dès le départ.
L’équipe IT garde la main sur la gouvernance IT, ils peuvent gérer les droits et auditer les applications créées.
Bonnes pratiques et conseils pour réussir avec Power Apps
Commencer simple et itérer
Résistez à la tentation de l'app parfaite. Construisez un MVP (Minimum Viable Product), une version simple résolvant le besoin principal avec uniquement les fonctionnalités essentielles.
Testez avec un petit groupe volontaire. Leurs retours concrets valent mille hypothèses. Identifiez ce qui fonctionne, ce qui bloque, ce qui manque vraiment.
Améliorez progressivement en priorisant les fonctionnalités à forte valeur. Cette approche réduit le risque d'abandon face à la complexité.
Profitez de la digitalisation pour simplifier vos processus, et non reproduire l'existant. Sept signatures papier ? Deux suffiront peut-être en digital.
Réutiliser et mutualiser
Microsoft propose des templates pré-construits pour les principaux cas d’usage (congés, dépenses, inspections). Personnalisez-les plutôt que repartir de zéro.
Créez des composants réutilisables comme un en-tête standardisé, un formulaire type, une galerie d’images. Vous les réutiliserez dans plusieurs apps, garantissant cohérence et gain de temps.
Dupliquez les bonnes apps entre équipes. En établissant un catalogue interne ou en créant un Centre d'Excellence qui centralise les bonnes pratiques vous accélérez la création des futures apps.
Se faire accompagner pour les cas complexes
Selon une étude Gartner, 80% des utilisateurs de plateformes Low-Code travailleront en dehors des départements informatiques d’ici 2026. Pour des apps simples, l'auto-formation Microsoft Learn et les Power Apps tutorials suffisent.
Mais pour les cas les plus complexes tels que des intégrations particulières, des gros volumes de données, des règles métier sophistiquées ou une gouvernance à grande échelle, il est possible de se faire accompagner par des experts pour éviter de perdre le temps que l’application était censée faire gagner en temps de développement.
Askware vous accompagne à chaque étape : la formation de vos Power apps makers, la création d'apps complexes, la mise en place du Centre d'Excellence ou encore la gouvernance globale. Notre double expertise de conseil stratégique et d’intégration technique garantit que vos apps s'inscrivent dans une vision cohérente de votre transformation digitale.
Power Apps n'est pas réservé aux développeurs. C'est l'outil qui permet à tout utilisateur métier, avec un minimum d'appétence digitale, de créer des applications professionnelles pour résoudre ses problèmes quotidiens. Que vous vouliez digitaliser un processus RH, créer une app mobile sans code pour vos équipes terrain, ou remplacer un fichier Excel devenu ingérable, Power Apps vous donne les moyens de le faire vous-même, rapidement, sans attendre l'IT.
Selon Forrester, les organisations utilisant Power Apps réalisent un ROI de 206% sur trois ans, avec un retour sur investissement en moins de six mois. Mais créer avec Power Apps nécessite de bien cadrer son besoin, de commencer simple, de tester et d'itérer. Microsoft met à disposition des ressources de formation, des templates, et Copilot pour faciliter la création des applications les plus simples.
Askware vous accompagne à chaque étape : de la formation initiale à la création de vos premières applications, de la mise en place de votre Centre d'Excellence à la gouvernance de votre parc d'applications.
