Power Automate : l’outil d’automatisation no-code de Microsoft
Power Automate : explication & fonctionnement
Power Automate, anciennement Microsoft Flow, est le service d'automatisation de processus de Microsoft. Il fait partie de la Power Platform et permet de créer des workflows automatiques entre applications sans écrire une seule ligne de code.
Power Automate fonctionne comme Zapier (dont il est l'alternative Microsoft), mais avec une intégration native particulièrement puissante pour connecter Office 365, Dynamics 365, Azure et les applications métiers au sein d'un même environnement sécurisé.
La logique de base repose sur un principe très accessible. Vous définissez d'abord un déclencheur (quand X se passe), puis vous décrivez des actions (alors faire Y, Z).
Par exemple : quand vous recevez un email avec une pièce jointe, Power Automate sauvegarde automatiquement cette pièce jointe dans OneDrive et notifie votre équipe dans Teams.
Une interface no-code et plus de 1 000 connecteurs
Power Automate repose sur une interface visuelle où vous assemblez les étapes d'un flux comme des blocs. Vous sélectionnez vos déclencheurs parmi la liste proposée (par exemple, la réception d'un email, l’ajout d'un fichier, la soumission d'un formulaire, l’arrivée d’un message dans Teams).
Vous ajoutez ensuite les actions correspondantes : envoyer un email, créer un enregistrement dans une base de données, mettre à jour un élément, lancer une approbation, publier un message, générer un document par exemple. L’automatisation des tâches répétitives permise par Power Automate est large.
Vous pouvez également intégrer des conditions pour réaliser des actions seulement si tel critère est rempli et des boucles pour répéter une action pour chaque élément d'une liste.
Le tout est soutenu par une bibliothèque de plus de 1 000 connecteurs qui relie Power Automate à l'écosystème Microsoft (Outlook, SharePoint, Teams, OneDrive, Excel, Power BI, Dynamics 365) mais aussi de nombreuses solutions tierces comme Salesforce, SAP, Dropbox ou Slack.
Types de flux Power Automate
Power Automate propose trois grandes familles de flux selon vos besoins :
- Les flux automatisés : qui se déclenchent automatiquement suite à un événement précis, comme la réception d'un nouveau mail ou l'ajout d'un fichier.
- Les flux instantanés ou flux bouton : qui se lancent manuellement, par exemple via un clic sur un bouton dans une application mobile.
- Les flux planifiés : qui s'exécutent selon un horaire défini, par exemple tous les lundis à 9h ou tous les 1e du mois.
Power Automate est comme un assistant personnel qui surveille en continu ce qui se passe dans vos outils et exécute vos tâches répétitives et cela sans jamais se lasser !
Les gains typiques d’automatisation : combien de temps peut-on vraiment gagner ?
L'intérêt de Power Automate ne se limite pas au confort. Les gains sont très concrets et mesurables. Les études autour de la RPA (l’automatisation robotisée des processus) avec Microsoft montrent fréquemment des gains de 10 heures en moyenne par collaborateur et par an pour chaque processus automatisé. En effet, même pour les cas d’usage moyen où l’automatisation de la tâche récurrente ne fait gagner que quelques minutes sur l’instant, la récurrence de la tâche permet de cumuler plusieurs heures économisées à la fin de l’année.
Prenons quelques exemples typiques. L'automatisation des relances d'emails pour des factures impayées ou des demandes en attente supprime plusieurs heures de travail manuel par mois. La synchronisation automatique des données entre votre CRM et votre ERP élimine le temps passé à faire des doubles saisies. La validation automatique de cas simples, comme les notes de frais inférieures à un certain montant, libère du temps pour traiter les dossiers complexes.
Au-delà du temps, il y a un impact qualitatif majeur : moins d'erreurs de saisie ou d’erreurs humaines, moins d'oublis grâce aux rappels automatiques et moins de stress opérationnel. L'automatisation avec Power Automate n'est pas un gadget : ce sont des gains de temps réels, mesurables et une baisse visible de la charge mentale opérationnelle.
Automatisations RH : gagner du temps sur l’onboarding, les congés et les processus internes
Onboarding automatisé : accueillir les nouveaux arrivants sans rien oublier
L'intégration d'un nouveau collaborateur implique une cascade d'actions qui prend facilement 2 à 3 heures par personne, avec un risque d'oublier une étape importante ce qui impacte directement l’expérience du nouveau collaborateur.
Avec Power Automate, dès qu'un nouveau collaborateur est créé dans votre SIRH ou ajouté à une liste SharePoint, tout s'enclenche automatiquement :
- Un dossier OneDrive personnel est créé,
- Un email de bienvenue personnalisé est envoyé avec la checklist des documents à fournir, des liens utiles et toutes les informations que vous souhaitez transmettre,
- Des tâches sont générées pour le manager, les RH et l'IT pour préparer le poste, créer les comptes, préparer le contrat …
- La veille de son arrivée, un email lui rappelle les informations pratiques.
Le résultat ? Entre 2 et 3 heures gagnées par onboarding, un processus homogène au sein de l’entreprise et un nouveau collaborateur qui se sent attendu plutôt que "ajouté dans le système" à la dernière minute. L’automatisation est d’autant plus intéressante quand les intégrations s’accélèrent car le risque d’oubli augmente.
Gestion des congés et absences : fluidifier les demandes et validations
Lorsqu'un collaborateur soumet sa demande de congés via un formulaire Microsoft Forms ou Power Apps, celle-ci est automatiquement envoyée au manager avec des boutons Approuver et Refuser.
L’automatisation peut inclure une condition. Ainsi, si le manager approuve, le calendrier d'équipe Outlook est instantanément mis à jour, le tableau de suivi également et le collaborateur reçoit une notification.
Cette automatisation permet :
- De gagner 1 à 2 heures par semaine pour les managers,
- De limiter le risque d’erreur avec des mises à jour automatiques,
- Une meilleure visibilité et fiabilité pour le service RH qui doit gérer les variables de paie.
Processus RH internes : notes de frais et demandes administratives
Grâce à Power Automate, vous pouvez créer l’automatisation d’un workflow dont le déclencheur est la soumission d’une note de frais inférieure à un certain montant. Dans ce cas, Power Automate va gérer l'ensemble du processus : validation automatique, insertion de la note de frais dans le fichier de suivi et notification à la comptabilité.
Pour des demandes administratives, comme la demande d’attestations employeur, un formulaire déclenche la génération automatique d'un document Word basé sur un de vos templates et l'envoi par email au demandeur puis l'archive dans SharePoint. Ce qui prenait plusieurs minutes se fait instantanément et la boite mail RH est déchargée de ces petites demandes quotidiennes.
Automatisations Finance : accélérer les validations et la saisie comptable
Validation et traitement des factures fournisseurs
Le traitement d'une facture fournisseur représente facilement 30 à 40 minutes de travail manuel : extraction des informations, saisie dans le système, envoi pour validation, puis comptabilisation. Power Automate peut jouer un rôle d’assistant de pré-saisie et de contrôle dans tous les flux d’informations que gèrent l’équipe financière.
Dès qu'une facture PDF arrive dans une boîte mail dédiée ou est déposée dans SharePoint, Power Automate démarre. Grâce à AI Builder, les données clés sont extraites automatiquement (fournisseur, montant, date, numéro de facture). Ces informations alimentent un tableau de suivi puis le workflow d'approbation se lance : la demande est envoyée au bon responsable selon le montant et le centre de coût.
Le résultat ? Entre 30 et 40 minutes gagnées par facture, une traçabilité complète et la fin des factures qui traînent en attente de validation.
Suivi budgétaire et alertes
Un flux planifié peut vérifier chaque semaine l'état d'avancement de chaque budget et déclencher automatiquement une alerte dès qu'un seuil est atteint (par exemple 80 % de consommation).
À la clôture mensuelle, Power Automate peut compiler les données de plusieurs sources, générer un fichier consolidé ou alimenter Power BI avant d’envoyer le rapport au CODIR. Ce qui prenait 3 à 4 heures se fait automatiquement et permet de gagner en proactivité dans le pilotage.
Rapprochements et contrôles automatiques
Pour les rapprochements bancaires, lorsqu'un relevé bancaire CSV est déposé dans SharePoint, Power Automate compare automatiquement les lignes avec les écritures comptables, identifie les écarts et génère un rapport d'anomalies.
Cette automatisation permet d’économiser 2 à 3 heures par semaine, permettant aux contrôleurs de se concentrer sur l'analyse plutôt que sur la comparaison manuelle.
Automatisations IT / Support : améliorer le service aux utilisateurs
Gestion des demandes utilisateurs
Chaque ticket qui arrive doit être trié, catégorisé, assigné au bon technicien et un accusé de réception doit être envoyé au demandeur. Ce routage manuel prend 10 à 15 minutes par ticket.
Power Automate automatise ce processus dès la soumission du ticket quel que soit le canal utilisé. Le flux analyse les mots-clés pour catégoriser le ticket (matériel, logiciel ou accès par exemple), l'assigner au bon technicien, créer un enregistrement avec un numéro unique dans l’outil de suivi et envoyer un accusé de réception. Il est également possible de créer un portail avec Power Pages pour que les utilisateurs consultent le suivi de leur ticket.
En complément, des relances automatiques sont envoyées si un ticket reste ouvert trop longtemps, avec escalade vers le manager si nécessaire. L’automatisation de ce processus métier permet de libérer du temps sur chaque ticket au niveau du tri et améliore la qualité de service car il réduit le nombre de tickets oubliés.
Provisioning et gestion des accès
Pour l'onboarding d’un nouveau salarié, Power Automate peut aider l’équipe IT en appelant les API Microsoft Graph pour créer automatiquement le compte Microsoft 365, attribuer les licences, ajouter la personne aux bons groupes Teams et SharePoint.
À l'inverse, lors d'un départ, le flux gère l'offboarding : désactivation du compte à la date de sortie prévue, transfert des emails, archivage du OneDrive.
Cette automatisation améliore la sécurité tout en réduisant drastiquement la charge de travail.
Monitoring et alertes proactives
Power Automate peut vérifier périodiquement l'état de certains services critiques via des API ou des webhooks à la fréquence souhaitée.
En cas d'anomalie, le flux déclenche instantanément une alerte dans Teams et crée automatiquement un ticket incident. Cette approche proactive permet souvent de résoudre un problème avant même que les utilisateurs ne le remarquent.
Automatisations transverses : utiles pour tous les services
Gestion documentaire et archivage
Un flux peut surveiller votre boîte mail et détecter automatiquement les emails contenant certains mots-clés comme "facture", "contrat" ou "commande". Dès qu'un email correspond, le flux extrait les pièces jointes, les enregistre dans le bon dossier SharePoint ou OneDrive avec une nomenclature standard et déplace l'email dans un dossier "Traité".
Pour l'archivage, Power Automate peut identifier les documents qui n'ont pas été modifiés depuis plusieurs mois dans SharePoint, les déplacer vers une bibliothèque "Archives", et notifier les propriétaires. Les espaces documentaires sont plus propres et permettent de réduire le temps perdu à chercher l'information.
Notifications et rappels intelligents
Un flux planifié vérifie chaque jour un fichier Excel ou une liste SharePoint contenant les échéances importantes liées aux contrats, aux certifications, aux assurances, aux anniversaires ou encore aux événements internes et déclenche automatiquement des rappels à 30 jours, 7 jours et J-1 vers les responsables.
Ces rappels évitent les oublis coûteux et renforcent la culture de l'organisation.
Synchronisation de données entre applications
Pour la synchronisation de données, lorsqu'un nouveau client est créé dans Dynamics 365 Sales, Power Automate peut créer ou mettre à jour automatiquement la fiche client dans Business Central, en synchronisant toutes les informations nécessaires.
Cette synchronisation élimine les doubles saisies et garantit que toutes les équipes travaillent avec la donnée la plus récente. Cette approche s'inscrit parfaitement dans la logique d'unification des processus que permet Dynamics 365.
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Comment créer votre première automatisation Power Automate ?
Identifier le bon cas d’usage pour démarrer
Pour une première automatisation, visez un quick win. La tâche automatisée doit réunir quatre critères :
- Elle est répétitive : au moins hebdomadaire,
- Simple : avec peu d'exceptions,
- Chronophage : ≥ 30 min/semaine cumulée,
- À faible valeur ajoutée.
Quelques exemples parfaits pour commencer : sauvegarder automatiquement les pièces jointes d'emails dans OneDrive, envoyer une notification Teams dès qu'un formulaire est rempli, ou copier une ligne Excel vers SharePoint. Ces automatisations démontrent rapidement la valeur de l'outil.
Créer un flux depuis un template
Power Automate propose des centaines de modèles prêts à l'emploi. Les templates font 80 % du travail, vous n'avez plus qu'à adapter les 20 % restants.
Il vous suffit de vous rendre sur make.powerautomate.com, de cliquer sur "Modèles" et de chercher un template par mots-clés.
Vous sélectionnez le template qui correspond à votre besoin, vous le connectez à vos applications puis vous personnalisez les paramètres (les adresses mails, les dossiers, les listes, les messages en fonction de l’automatisation créée).
Avec Copilot intégré, vous pouvez même décrire votre besoin en langage naturel et Power Automate propose automatiquement un flux de base à ajuster.
Tester, itérer et étendre
Commencez par tester votre flux sur un petit périmètre avant de le déployer. Surveillez l'historique d'exécution pour identifier les erreurs et affiner la logique. Une fois que le flux fonctionne, ajoutez progressivement des conditions pour gérer les cas particuliers et dupliquez-le pour d'autres équipes ayant des besoins similaires.
Documentez systématiquement chaque flux : objectif, déclencheur, logique, propriétaires. Cette documentation facilite la maintenance et permet à d'autres personnes d'améliorer vos flux. L'important, c'est de ne pas chercher le flux parfait du premier coup : on commence simple, on mesure l'impact et le gain de temps lié à l’automatisation, on améliore et on étend.
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Power Automate n'est pas un outil complexe réservé aux départements IT. C'est la solution accessible qui permet à chaque fonction support de récupérer des heures chaque semaine en automatisant les tâches répétitives. Que vous soyez RH, finance, IT ou sur une autre fonction, des dizaines d'automatisations simples existent déjà, testées par des milliers d'entreprises et n'attendent que vous pour être mises en place.
Chaque automatisation, même petite, s'accumule pour créer des gains significatifs : plusieurs heures par semaine récupérées, moins d'erreurs de saisie, moins d'oublis, et moins de stress opérationnel. Vos équipes peuvent enfin se concentrer sur ce qui compte vraiment : les tâches à forte valeur ajoutée, la réflexion stratégique, l'accompagnement humain.
La clé pour démarrer ? Commencer petit, par un quick win évident, tester sur un périmètre réduit, puis étendre progressivement. Microsoft met à disposition des centaines de templates prêts à l'emploi, et Copilot facilite la création en permettant de décrire vos besoins en langage naturel.
Askware vous accompagne à chaque étape : identification des cas d'usage à plus fort impact, création de vos premières automatisations avec transfert de compétences, formation de vos équipes, mise en place d'un Centre d'Excellence, et gouvernance pour maintenir la qualité. Parce que l'automatisation ne s'improvise pas, elle se construit avec méthode et expertise.
